I. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
1. Đồng chí Phạm Công Lý, Bí thư Chi bộ, Trưởng phòng
Điện thoại: 0913055388; Email: Email: lypc@vinhuni.edu.vn
Các lĩnh vực công việc được giao phụ trách và công việc phải xử lý hàng ngày
Điều hành công việc chung của phòng theo chức năng, nhiệm vụ; phụ trách: Công tác chính trị, tư tưởng; trang web của phòng; học phí, miễn, giảm học phí; học bổng khuyến khích học tập; điểm rèn luyện; trợ cấp xã hội; hỗ trợ chi phí học tập; nghĩa vụ quân sự; kỷ luật HS,SV,HV; phụ trách Nhà truyền thống; giao ban công tác HSSV hàng tuần;
Trực tiếp kiểm tra, ký xác nhận để đóng dấu Nhà trường các giấy tờ của học sinh, sinh viên, học viên theo ủy quyền của Nhà trường; làm các loại báo cáo của phòng; công tác Đảng, công tác Tổ chức - Cán bộ, tài chính, tài sản, thiết bị của phòng.
Phối hợp xử lý hoặc thay thế khi vắng mặt: đồng chí Đặng Thị Thu, đồng chí Hoàng Ngọc Diệp.
2. Đồng chí Đặng Thị Thu, Chi ủy viên, Phó trưởng phòng
Điện thoại: 090 3427977; Email: thudt@vinhuni.edu.vn
Các lĩnh vực công việc được giao phụ trách và công việc phải xử lý hàng ngày
HS,SV,HV nghỉ học, vào học, thôi học, buộc thôi học, xóa tên, chuyển trường, chuyển hệ, chưa tốt nghiệp; học viên cao học; SV học ngành 2; HS 30 a; SV hệ liên thông; SV đào tạo NCXH; SV du học; học bổng tài trợ của HS,SV; SV hệ cử tuyển; dự bị đại học; tuyển sinh, nhập học;
Phần mềm CMC; thành lập lớp, quản lý dữ liệu; học bổng tài trợ của HS,SV; lý lịch SV tốt nghiệp; hồ sơ SV liên hệ công tác; công tác thi đua, khen thưởng; công tác thông tin nhà trường - gia đình - xã hội; Lý lịch, hồ sơ SV (bao gồm cả hồ sơ liên hệ công tác); viết bài đăng website (phần nội dung công việc phụ trách); cẩm nang HSSV; kinh phí liên quan công tác HS,SV,HV của Trường; ký thay Trưởng phòng để đóng dấu Nhà trường các loại giấy tờ khi Trưởng phòng đi vắng; thực hiện các nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng phân công, ủy quyền.
Phối hợp xử lý hoặc thay thế khi vắng mặt: đồng chí Phạm Công Lý, đồng chí Hoàng Ngọc Diệp.
3. Đồng chí Hoàng Ngọc Diệp, Phó Trưởng phòng
Điện thoại: 0983374199; Email: diephn@vinhuni.edu.vn
Các lĩnh vực công việc được giao phụ trách và công việc phải xử lý hàng ngày
Công tác thông tin, tuyên truyền, lễ, hội (bao gồm cả kho tàng, tài sản, hiện trường); An ninh trường học; nếp sống văn hóa; phòng chống tệ nạn xã hội; công tác nội trú, ngoại trú; theo dõi, giáo dục HS,SV,HV; quản lý lớp HSSV; công tác sinh viên tự quản; đánh giá công tác HSSV ở các khoa, Trường trực thuộc; Lưu học sinh (trực tiếp giải quyết các khoản kinh phí); tập huấn và điều động SV,HV làm nhiệm vụ coi thi; phù hiệu HS,SV,HV; viết bài đăng website (phần nội dung công việc phụ trách); thực hiện các nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng phân công, ủy quyền.
Phối hợp xử lý hoặc thay thế khi vắng mặt: đồng chí Phạm Công Lý, đồng chí Đặng Thị Thu.
4. Đồng chí Nguyễn Lê Quang, Chủ tịch công đoàn
Điện thoại: 0912108847; Email: quangnl@vinhuni.edu.vn
Các công việc phải xử lý hàng ngày:
Số liệu HS, SV, HV; danh bạ HS,SV,HV; xử lý hồ sơ và làm quyết định cho HS,SV,HV nghỉ học, vào học, thôi học, buộc thôi học, kỷ luật, xóa tên, chuyển trường, chuyển hệ, chưa tốt nghiệp; HS 30a; SV hệ Liên thông; SV học ngành 2; dự bị đại học; SV đào tạo NCXH; SV du học; nghĩa vụ quân sự; trang web của phòng; xác minh, thẩm tra lý lịch, theo dõi công tác kết nạp Đảng HS,SV,HV; công tác Công đoàn; quản lý tài sản, thiết bị; ghi biên bản các cuộc họp của Phòng, theo dõi công văn đi đến của phòng.
Phối hợp xử lý hoặc thay thế khi vắng mặt: đồng chí Hoàng Thị Minh Thu.
5. Đồng chí Hoàng Thị Minh Thu, Chuyên viên
Điện thoại: 0916933696 ; Email: thuhm@vinhuni.edu.vn
Các công việc phải xử lý hàng ngày:
Học phí; miễn, giảm học phí HS,SV; bảo hiểm thân thể; điểm rèn luyện SV; học bổng KKHT; trợ cấp xã hội; hỗ trợ chi phí học tập; SV hệ cử tuyển (cả phần kinh phí); ghi biên bản và chuẩn bị nội dung giao ban công tác HS,SV,HV hàng tuần; tổng hợp nội dung sinh hoạt lớp hàng tháng; vật tư, văn phòng phẩm; nhận làm lại phù hiệu.
Phối hợp xử lý hoặc thay thế khi vắng mặt: đồng chí Nguyễn Lê Quang.
6. Trần Quốc Giảng, Chuyên viên
Điện thoại: 0983346957; Email: giangtq@vinhuni.edu.vn
Các công việc phải xử lý hàng ngày:
Nhà truyền thống; quản lý hồ sơ, danh bạ HS,SV,HV; Chụp ảnh tư liệu; quản lý Cẩm nang HS,SV và áo cử nhân.
Phối hợp xử lý hoặc thay thế khi vắng mặt: đồng chí Nguyễn Lê Quang.
II. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Các phần việc được phân công, cán bộ, viên chức có trách nhiệm chủ động, tự nghiên cứu, tìm hiểu các văn bản liên quan để triển khai thực hiện có hiệu quả hoặc tham mưu đề xuất với Trưởng - Phó phòng để giải quyết và tự chịu trách nhiệm.
Các văn bản soạn thảo của cán bộ, viên chức trình Trưởng phòng, trình Nhà trường ký ban hành thực hiện theo quy định của Nhà trường.
2. Các đề xuất với Nhà trường và thông tin, phát ngôn của Phòng do Trưởng phòng quyết định.
3. Hiện nay do Phòng chưa đủ số lượng cán bộ nên các công việc của phòng đang chia đều cho tất cả các cán bộ, viên chức trong phòng, vì thế các công việc cần nhân lực để triển khai thì cán bộ, viên chức báo cáo Trưởng phòng để điều động sinh viên hỗ trợ.
Bản phân công này thay thế bản phân công ngày 10/12/2015 và có hiệu lực từ ngày 06/01/2016. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh, thay đổi sẽ điều chỉnh, bổ sung.
(Trích Thông báo số 01/TB-CTCTHSSV ngày 06/1/2016)